5 Bước để viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp

0
150

Thứ Hai rồi, các bạn đã trả lời email của các đối tác trong công việc chưa? Để không bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp khi viết email, VietIrish xin hướng dẫn các bạn “5 Bước để viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp”.

5 Bước để viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp

5 Bước để viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp

1BẮT ĐẦU BẰNG LỜI CHÀO

Đây là phần bắt buộc không thể thiếu trong khi viết một email. Tùy thuộc vào mức độ thân thiết của bạn với người nhận các bạn có thể bắt đầu lời chào bằng Hi Jean (rất thân mật), “Dear Tim” (quan hệ công việc), “Dear Ms. Johnson” (dùng họ – quan hệ công việc và trang trọng). Trong trường hợp nếu bạn viết email đến một công ty, một tập thể thì có thể dùng “To Whom It May Concern:”

2CÁM ƠN NGƯỜI NHẬN

Sau lời chào, hãy tiếp tục bằng một lời cám ơn. Ví dụ, nếu đối tác có câu hỏi về công ty bạn, hãy nói “Thank you for contacting XYZ Company”. Nếu ai đã trả lời email trước của bạn, hãy nói “Thank you for your prompt reply” hoặc là “Thank you for getting back to me”. (Cám ơn anh/chị đã có thông tin phản hồi). Một dòng cảm ơn rất nhẹ nhàng đơn giản thôi nhưng cũng sẽ khiến người nhận sẽ đánh giá khác về cách làm việc của bạn đấy

3MỤC ĐÍCH VIẾT EMAIL

Tiếp theo hãy nói về mục đích tại sao bạn viết email cho người nhận. Sử dụng một vài cấu trúc như “I am writing to enquire about…” hoặc “I am writing in reference to…”. (Tôi viết email này để hỏi về…) Hãy nhớ là nên dùng những câu ngắn, rõ ý và chỉ nói về một chủ đề. Nếu nói về một chủ đề khác hãy bắt đầu bằng một email mới.

4CÁM ƠN NGƯỜI NHẬN TRƯỚC KHI KẾT THÚC

Trước khi kết thúc email hãy lịch sự cảm ơn người nhận một lần nữa bằng một vài cấu trúc như “Thank you for your patience and cooperation.” hoặc “Thank you for your consideration.”. (Cám ơn anh/chị đã dành thời gian và hợp tác). Và tiếp tục bằng cấu ttrúc “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.” (Nếu có bất cứ câu hỏi gì, anh/chị hãy vui lòng cho tôi biết) hay”I look forward to hearing from you.” (Hy vọng được nghe phản hồi từ phía anh/chị sớm)

5KẾT THÚC

Hãy kết thúc email của mình bằng một số cấu trúc sau “Best regards,” “Sincerely,” hay “Thank you,”. Hãy tránh sử dụng cấu trúc “Best wishes,” or “Cheers,” – đây là những cấu trúc chỉ dùng trong email cá nhân. Và nhớ là hãy kiểm tra lại một lần nữa về chính tả và cách dùng dấu câu trước khi nhấn nút “Send” nhé.

Chúc các bạn một tuần làm việc tràn đầy năng lượng và thành công!

Sincerely,

Theo: 8IELTS